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複合機はいまやオフィスに欠かすことのできないIT機器の一つになっていますが、プリンターとはどう違うのでしょうか。

複合機とは?

オフィスで業務をこなす機器には、コピー、FAX(ファクス)、スキャン、プリンターなどがあります。それらの機器の機能が一台に集約されたものが複合機です。

プリンターはあくまでもプリント出力が専門で、それ以外の機能が備わっていないところが複合機との違いです。

それぞれのメリットを比較

複合機とプリンターを比較した場合、それぞれどのような特長があるのでしょうか。

複合機のメリット

従来別々に設置していた機器を複合機一台に集約することによって、次のような効果があります。

  • 設置面積が小さくなり、オフィススペースを最小限におさえることができる(結果的にオフィスの賃料もおさえられる)
  • 導入費用、ランニングコスト(メンテナンス・保守、消耗品、通信費・電気代など)の削減ができる

その他に、最近の複合機にはさまざまなソフトウェアが提供されていることで、次のような効果があります。

  • アプリケーションとの連携により、IT活用ができる
  • 紙のデータをデジタル化できる

これにより、ペーパーレスやモバイルワークなどを実現でき、業務の効率化につながります。

プリンターのメリット

プリンターは、プリント出力機能のみならではのメリットがあります。具体的には以下のとおりです。

  • 本体サイズが小さくて軽い
  • シンプルで扱いやすい
  • 導入にかかる費用が複合機に比べて低い
  • 待機電力や消費電力が非常に少ない

どちらを選ぶべき?

どちらを導入するかは、以下のポイントを考慮する必要があります。

  • 業務上必要な機能は何か?
  • 設置スペースが確保できるか?
  • 導入費用はどのくらいかかるか?
  • ランニングコストはどのくらいかかるか?

コピー機、FAX、スキャナー、プリンターのうち、業務上使用しない機能があれば、必要な機器のみを導入する方が費用を抑えられるかもしれません。しかし、今やどの機能も業務で使用することが多く、機器を個々にそろえると導入費用やメンテナンス費用がかかったり、設置スペースを確保することを考えると、機能が一台に集約された複合機を導入する方がよいと判断する企業も多いようです。

複合機の導入が必要と判断した場合でも、業務上プリント出力が多い部署にはプリンターも導入して併用すれば、より効果的に使うことができます。具体的には、複合機がプリント出力業務に占有されたり、複数社員による使用が重なり待ちになることを防いだり、プリンターを使うことで出力にかかる消費電力を抑えたりできるなど、業務効率の向上やコスト削減につながることも考えられます。こうしたことから、ロケーションや用途によって使い分けをすることもポイントになってきます。

複合機やプリンターを導入するには?

導入方法は、大きく分けて「購入」「レンタル」「リース」の3通りがあります。

購入はお金を支払って機器自体を所有します。新品で一括購入する場合、どうしても多額の初期費用がかかります。そこで、レンタルやリースを利用すると、まとまった出費を抑えることができます。

レンタルは、用意されている機器自体を貸し出します。一般的には、月額料金の中にインク・トナー代が含まれています。

リースも借りる形になります。レンタルとの違いは、機器自体を借り受けるのではなく、新規導入費用の立て替えをしてもらって、月々リース料という形で返済します。所有権が使用者には発生しないので、100万円以上になる事が珍しくない大型複合機でも資産に計上する必要が無く、全額経費で落とせるメリットがあります。また、新しい技術を取り入れた製品が新しく発表されても、リース契約なら期間を設定することができ、常に最新の設備を使用することも可能になります。

機器を使用するにはメンテナンスが欠かせません。リースが選ばれる理由として保守契約があります。また、カラー・モノクロ別に1枚あたりの料金設定をして、リース料金とは別途で支払うカウンター料金保守契約サービスを結ぶことも多く、その場合には、機種の保守+トナーの補充が無償で受けられるサービスも多くあります。

もし新しい技術等にこだわらなければ、中古機を購入する方法もあります。新品をリース契約するよりも支払総額を安く抑えられる場合があるので、一つの導入方法として挙げられます。

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このように、複合機やプリンターを導入するにはいろいろな選択肢があります。いずれにしても、導入により得られる効果と費用面を総合的に判断して決めることが重要です。

複合機の特徴を知って上手く活用すれば業務効率が向上する!

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